قابلیتی در جیمیل که سال‌ها نمی‌دانستیم وجود دارد!

تا حالا شده یک کار ساده اما تکراری در ایمیل‌تان داشته باشید و حس کنید وقتتان در حال تلف شدن است؟ مثل ارسال فاکتورهای تکراری، پیام‌های پیگیری مشتری یا متن‌های اداری که مجبورید بارها و بارها از نو بنویسید. خیلی از کاربران دقیقاً همین تجربه را دارند و جالب اینکه یک قابلیت مهم در جیمیل سال‌ها جلوی چشم‌مان بوده و خیلی‌ها اصلاً نمی‌دانستند وجود دارد: Templates.

این قابلیت دقیقاً همان چیزی است که کاربرانی مثل ما را از تکرارهای خسته‌کننده نجات می‌دهد.

Templates چیست و چرا این‌قدر مهم است؟

خیلی‌ها فکر می‌کنند این قابلیت نوعی هوش مصنوعی است، اما نهTemplates یک امکان ساده و فوق‌کاربردی است که اجازه می‌دهد هر متنی را یک بار بنویسید و بارها با یک کلیک استفاده کنید.

مثلاً اگر:

• هر ماه فاکتور می‌فرستید

• پیام پیگیری برای مشتری می‌زنید

• متن‌های ثابت کاری دارید

می‌توانید فقط یک بار آن را ذخیره کنید و دفعه بعد از منوی Templates بیرون بکشید، اصلاحات لازم را بزنید و ارسال کنید.

نتیجه؟
صرفه‌جویی واقعی و قابل لمس در زمان.

چطور Templates را فعال کنیم؟ آیا پیچیده است؟

فعال‌سازی این قابلیت برخلاف اسمش اصلاً پیچیده نیست. فقط چون در بخش Advanced قرار گرفته، خیلی‌ها از وجودش خبر نداشته‌اند. مراحل آن ساده است:

1. وارد Gmail شوید

2. روی آیکون چرخ‌دنده کلیک کنید

3. گزینه “See all settings” را بزنید

4. تب Advanced را باز کنید

5. گزینه Templates را پیدا کرده و Enable کنید

6. پایین صفحه Save Changes را بزنید

از اینجا به بعد فقط کافی است یک ایمیل بسازید، سه‌نقطه پایین صفحه را انتخاب کنید و متن را به‌عنوان Template ذخیره کنید.

هر زمان خواستید:
Compose → سه‌نقطه → Templates → انتخاب متن موردنظر.

واقعاً ساده‌تر از این نمی‌شود.

چه کسانی بیشترین سود را از Templates می‌برند؟

اگر شغلتان طوری است که باید ایمیل‌های مشابه بفرستیداز فریلنسرها و فروشندگان آنلاین گرفته تا تولیدکنندگان محتوااین قابلیت یک نجات‌دهنده واقعی است. حتی اگر در کسب‌وکار دیجیتال فعال باشید و از سرویس‌هایی مثل جیب‌استور برای کارهای روزمره‌تان استفاده کنید، Templates می‌تواند سرعت شما را چند برابر کند.

گزینه‌های دیگری برای صرفه‌جویی در زمان وجود دارد؟

قطعاً. جیمیل ابزارهای دیگری هم دارد که شاید کمتر سراغ‌شان برویم، مثل:

• Smart Compose

• Schedule Send

• Keyboard Shortcuts

اما Templates معمولاً بزرگ‌ترین تغییر را ایجاد می‌کند، چون یک‌بار بنویسید و ده‌ها بار استفاده کنید.

جمع‌بندی

گاهی ساده‌ترین قابلیت‌ها بیشترین تأثیر را دارند. Templates دقیقاً از همان‌هاست: یک ویژگی کوچک که می‌تواند هر هفته چندین ساعت وقتتان را آزاد کند.